Vnitřní oznamovací systém

Oznamovatelem je fyzická osoba, která učinila oznámení dle ZOO. Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; tyto údaje nemusí oznámení obsahovat v případě, že bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.

Společnost vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO.

Podmínky vzniku nároku na ochranu oznamovatele a dalších osob stanovených v ust. § 4 odst. 2 ZOO a rozsah a obsah této ochrany jsou uvedeny v ZOO.

Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila vědomě nepravdivé oznámení nebo anonymní oznámení, osobě, která oznámení učinila jinak než prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému způsobem stanoveným v tomto vnitřním předpise nebo Ministerstvu spravedlnosti v souladu se ZOO, jakož ani osobě, která učinila oznámení mimo režim ZOO.

O ústním oznámení (učiněném telefonicky či osobně) příslušná osoba pořídí se souhlasem oznamovatele zvukovou nahrávku nebo, není-li souhlas s nahráváním udělen, záznam či přepis, který věrně zachytí podstatu ústního oznámení. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu oznámení vyjádřil, byl-li pořízen; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Oznamovatel bude příslušnou osobou, která přijala oznámení dle ZOO jakýmkoli z výše uvedených způsobů, vyrozuměn bez zbytečného odkladu, nejpozději do 7 dnů ode dne přijetí oznámení, ledaže:

• oznamovatel příslušnou osobu výslovně požádat, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

O výsledcích posouzení důvodnosti oznámení příslušná osoba oznamovatele vyrozumí do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení bude oznamovatel písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže:

• oznamovatel příslušnou osobu výslovně požádal, aby ho o prodloužení výše uvedené lhůty a o důvodech pro její prodloužení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že by vyrozuměním o prodloužení výše uvedené lhůty a o důvodech pro její prodloužení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

Oznamovatel bude bez zbytečného odkladu vyrozuměn o tom, že nejde o oznámení podle ZOO, pokud toto příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení zjistí, jakož i o tom, že oznámení není vyhodnoceno jako důvodné, přičemž v takovém případě bude oznamovatel poučen také o právu podat oznámení u Ministerstva spravedlnosti.

Jakékoliv vyrozumění oznamovatele podle této části učiní příslušná osoba písemně na adresu bydliště či na e-mailovou adresu, kterou jí oznamovatel sdělil, případně kterou má příslušná osoba k dispozici.

Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

• datum přijetí oznámení
• jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje příslušné osobě známy
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek

Příslušná osoba uchovává oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Do evidence, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup pouze příslušná osoba.